Basic of Accounting

Basic of Accounting 

Information :-  એકાઉન્ટિંગ એ નાણાકીય સ્ટેટમેન્ટના સ્વરૂપમાં ECONOMIC (આર્થીક) માહિતીને ઓળખવાની , સંગ્રહ કરવાની, સારાંશ મેળવવા અને રિપોર્ટની પ્રક્રિયા છે. એટ્લે કે ધંધાના કોઈ ચોક્કસ બાબતને સ્પર્શતા વ્યવહારોનું આની વ્યવહારોથી અલગ રીતે એક સાથે નોંધવામાં આવે તો તેનું તારણ કાઢી શકાય, ઉપયોગી માહિતી મેળવી શકાય અને અગત્યના નિર્ણયો સહેલાઇથી લઈ શકાય. આમ, ચોક્કસ બાબતોને સ્પર્શતા વ્યવહારોની એક જ જગ્યાએ વ્યવસ્થિત રીતે નોંધ થાય અને તેની તારવણી કાઢવામાં આવે તે બાબતને એકાઉન્ટ (ખાતું) કહેવાય છે.

દા.ત. મળેલ રોકડને રોકડ ખાતાની આવક બાજુ નોંધાય અને ચૂકવેલ રોકડને રોકડ ખાતાની જાવકબાજુ નોંધાય છે. Financial (નાણાકીય) સ્ટેટમેંટ્સ નીચેની પાર્ટીઓ માટે ઉપયોગી થશે.

   Ø  Suppliers ( સપ્લાયર્સ)

   Ø  Customers ( ગ્રાહકો)

   Ø  Employees ( કર્મચારીઓ) 

   Ø  Banks (બેન્કો)

   Ø  Suppliers of Equipments, Building & other Assets (સાધનો , ઇમારતો અને અન્ય સંપતિના સપ્લાયર્સ)

   Ø  Lenders ( ધિરાણકર્તા)

   Ø  Owners ( માલિકો)        

   

હિસાબી નોંધ કરવાના તબક્કાઓ :-

1.Transaction ( વ્યવહાર )

2.Journal ( આમનોંધ / મૂળ ચોપડો)

3.Ledger ( ખાતાવહી / મુખ્ય ચોપડો)

4.Trial Balance ( કાચું સરવેયું )

5. Annual Account ( વાર્ષિક હિસાબો)    

Trading Account                  Profit & loss Account                   Balance Sheet

 (વેપાર ખાતું)                      (નફા નુકસાન ખાતું)                     (પાકું સરવૈયું) 

      1)      Transaction ( વ્યવહાર ) :- 

               વ્યવહાર એટ્લે વ્યક્તિ કે સંસ્થા સાથે , માલ કે સેવાની , નાણાં કે શાખ પર થતી લેવડ દેવડ, ટ્રાન્જેકશન એ કંપનીના નાણાકીય સ્થિતિ દર્શાવે છે. દા.ત જ્યારે તમે બેંકમાં રોકડ ( cash) જમા કરો છો ત્યારે તમારું રોકડ બેલેન્સ ઘટે છે અને બેન્ક બેલેન્સમાં વધારો થાય છે અથવા જ્યારે તમે રોકડ માટે માલ વેચો છો ત્યારે તમારી રોકડ બેલેન્સમાં વધારો થાય છે અને સ્ટોક ( માલ / જથ્થાંમાં) માં ઘટાડો થાય છે.

      2)      Journal Entry ( આંમનોંધ ) :- 

                ધંધામાં વ્યવહાર થાય એટ્લે તરત જ ચોપડે તેની નોધ કરવામાં આવે છે તેને આમનોધ કહેવામા આવે છે. તેમાં વ્યવહારની તારીખ, તેનું વર્ણન , કેટલી રકમ ઉધારી અને કેટલી રકમ  જમા કરી તેની નોંધ કરવામાં આવે છે. તે ઉધાર – જમા ના નિયમોને આધારે નક્કી થાય છે.તેમાં દરેક વ્યવહારની ટૂંકી સમજણ આપવામાં આવે છે. ધંધાના વ્યવહારો સૌ પ્રથમ આમનોંધ માં નોધતા હોવાથી તેને મૂળ ચોપડો કહે છે. 

        3)      Ledger ( ખાતાવહી ) :-

        વેપારી પોતાના ધંધાના વ્યવહારો પ્રથમ આમનોંધમાં નોંધે છે, પરંતુ આમનોધ પરથી ઉપયોગી માહિતીઓ સરળતાથી મળી શકતી નથી. આમનોધમાં તારીખ પ્રમાણે થતી હોય છે. તેથી ગ્રાહક પાસે વર્ષના અંતે લેણું કેટલુ છે તેના માટે આખ વર્ષ દરમિયાન તે ગ્રાહક સાથે થયેલ લેવડ-દેવડ તપાસવી પડે છે અને દરેક વ્યવહારની નોંધ એક કાગળ પર કરવી પડે છે. મોટા ધંધામાં અનેક ગ્રાહકો હોય છે. તેથી દરેક ગ્રાહક માટે આ વસ્તુ શક્ય નથી. તેથી એક અલગ ચોપડો રાખી બધા જ વ્યવહારો આ ચોપડમાં અલગ પાનાં પર નોંધવામાં આવે આ રીતે વ્યવહારોનું જે તારણ અલગ પાનાં પર નોધવામાં આવે તેને “ ખાતું “ ( account ) કહેવાય છે અને જે ચોપડામાં તેને નોધવામાં આવે છે તેને ledger ( ખાતાવહી ) કહેવાય છે. ખાતાવહી નામનો મુખી ચોપડો છે.

       4)      Trail Balance ( કાચું સરવૈયું ):- 

વર્ષના અંતે લખેલ હિસાબો સાચા છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવા ખાતાઓના છેલ્લા બેલેન્સનું પત્રક બનાવવામાં આવે છે. તેને trail balance (કાચું સરવૈયું ) કહે છે. દ્રીનોંધી નામા પદ્ધતિના સિદ્ધાંત અનુસાર એક એક ખાતે જેટલી રકમ ઉધારવામાં આવી હોય તેટલી જ રકમ બીજા ખાતે જમા કરવામાં આવે છે .

       5)      Annual Account ( વાર્ષિક હિસાબો) :- 

    વાર્ષિક હિસાબનો મુખ્ય ઉદ્દેશ વર્ષના અંતે ધંધાની  નાણાકીય પરિસ્થિતિ જાણવાનો છે. વાર્ષિક હિસાબને નીચેના ભાગોમાં વહેચીને તૈયાર કરવાંમાં આવે છે.

Trading Account ( વેપાર ખાતું) : ટ્રેડિંગ એટ્લે માલસામાનની ખરીદી અને વેચાણ. ટ્રેડિંગ એકાઉન્ટ એ માલ સામાંનની ખરીદી અને વેચાણનું ટ્રાન્જેક્શન (વ્યવહારો / લેવડ દેવડ ) ડિસ્પ્લે કરે છે. ટ્રેડિંગ એકાઉન્ટ ગ્રોસ પ્રોફિટ ( ફાયદો) અથવા ગ્રોસ લોસ ( નુકશાન ) સૂચવે છે. ગ્રોસ પ્રોફિટ કે ગ્રોસ લોસ ને profit & loss એકાઉન્ટમાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે છે. ગ્રોદ પ્રોફિટને નીચે મુજબ દર્શાવવામાં આવે છે.

Gross Profit = Net Sales – Cost of sales 

Profit and loss Account (નફા નુકશાન ખાતું) : આ ખાતું તૈયાર કરવાનો મુખ્ય આશય ચોક્કસ સમય ગાળા દરમિયાન ચોખ્ખો નફો અથવા ચોખ્ખી ખોટ જાણવાનો છે. જે કંપની (પેઢી) ને ખર્ચ પર નિયંત્રણ અને તેના પર દેખરેખ રાખવા અને તેની કાર્યક્ષમતા સુધારો કરવા માટે મદદ કરે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો પ્રોફિટ અને લોસ સ્ટેટમેંટ એ ચોક્કસ સમયગાળા દરમિયાન કંપનીની કામગીરી (Performance) બતાવે છે.

Net profit = (Gross Profit + Other Income) – (selling and administrative Expenses + Depreciation + Interest + taxes + other Expenses)

Balance Sheet (પાકું સરવૈયું) : પાકું સરવૈયું એ ધંધાની આર્થિક પરિસ્થિતિની સારાંશ જાણવા માટેનું સ્ટેટમેન્ટ છે. બેલેન્સસીટએ નીચેનાનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે માહિતી પૂરી પાડે છે.

·         કંપનીના લાંબાગાળાની Strength (મજબૂતાઈ / શક્તિ)

·         કંપનીની મૂડી સંચાલનએનઆઇ કાર્યક્ષમતા

·         કંપનીની Asset (સંપત્તિ) Portfolio

·         કંપનીની લાંબા ગાળાની કામગીરી                 

Types of Accounts ( ખાતાના પ્રકાર)

1) Personal Account ( વ્યક્તિઓના ખાતા):-

વ્યક્તિઓ સાથે એટ્લે  કે જીવિત વ્યક્તિઓ સાથે સંબંધ ધરાવતા હોય તે ખાતાને Personal Account તરીકે ઓળખવામાં આવે છે.

વ્યક્તિના ખાતામાં જીવિત વ્યક્તિઓના ખાતા ઉપરાંત કાયદેસરની કૃત્રિમ વ્યક્તિઓના ખાતાઓના સમાવેશ થાય છે. દા.ત એકાકીવેપારી, ભાગીદારી પેઢી, કંપની, સહકારો મંડળી વગેરે.

આવા ખાતાંમાં કેટલાક લેણદારોના ખાતા હોય છે તો કેટલાક ખાતા દેવદારોના હોય છે .

જ્યારે કોઈ સંસ્થાની દ્રષ્ટિએ જેનું વ્યક્તિત્વ સ્વીકાર્યું છે તેવા વ્યક્તી સાથે વ્યવહાર થાય ત્યારે તેનું પણ વ્યકતી ખાતું ચોપડે નોંધાય છે.

દા.ત બેકનું ખાતૂ , સહકારી મંડળીનું ખાતું, વીમા કપની વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

વ્યક્તિઓના ખાતામાં નગરપાલિકા નું ખાતું , વિધુત બોર્ડનું ખાતું, મૂડી ખાતૂ , ઉપાડ ખાતું, અગાઉથી ચૂકવવાનું ખર્ચાનું ખાતું, ચૂકવવાના બાકી ખર્ચાએનયુ ખાતું, પ્રોવિડંડ ફંડનું  ખાતું અગાઉથી મળેલ આવકનું ખાતું, મળવાની બાકી રકમનું ખાતું જેવા ખાતાઓનો પણ સમાવેશ થાય છે. 

2) Real Account (માલ મિલકતના ખાતા) : 

Real Account એ પ્રોપર્ટી અને assets (સંપતિ) સંબંધિત એકાઉન્ટ છે.

માલ અને મિલકતની લેવડ દેવડ આ ખાતાંમાં નોધવામાં આવે છે.

ધંધામાં જે વસ્તુનું ખરીદ વેચાણ થતું હોય તેને માલ કહે છે. 

દા.ત કાપડના વેપારી માટે કાપડ એ માલ છે જ્યારે એ સિવાયની વધી જ વસ્તુ મિલકત છે.

મિલકત એટ્લે રોકડ અથવા રોકડમાં ફેરવી શકાય તેવી વસ્તુ છે જેને દેવા પેટે આપી શકાય છે.

દા.ત મકાનનું ખાતું, રોકાણકારોનું ખાતું, યંત્ર ખાતું વગેરે

3) Nominal Account (ઉપજ ખર્ચના ખાતા)             

જે ખાતા ખર્ચ કે નુકસાન અથવા આવક કે ઉપજ ને લગતા હોય છે. તેમને ઉપજ ખર્ચના ખાતા કહેવામા આવે છે. એટ્લે કે ધંધો ચલાવવા માટે કેટલાક ખર્ચા કરવા જરૂરી છે. ધંધામાં આવક કે ઉપજ પના થતી હોય છે. આવા ખાતાને ઉપજ ખર્ચના ખાતા કહે છે.

ઉપજ્ના ખાતામાં મળેલ ભાડાનું ખાતું, કમિશનનું ખાતું, વ્યાજ નું ખાતું , વીજળી ખર્ચ આપેલ વટાવનું ખાતું, દલાલીનું ખાતું વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

ખર્ચના ખાતામાં મજૂરી ખાતું, પગાર ખાતું, ટેલિફોન ખાતું, વીજળી ખર્ચ આપેલ વટાવનું ખાતું જાહેરાત ખર્ચનું ખાતું , બેન્ક ચાર્જિસનું ખાતું , ઘસારા ખાતું વગેરેના સમાવેશ થાય છે.

વધુ માહિતી માટે ડાઉનલોડ કરો 
Click here .. Download